コロナ禍をきっかけに急激に普及したリモートワークですが、多くの企業がそのメリットに気付き、コロナ禍が明けた現在もリモートワークを続けています。しかしその一方で、対面で仕事をしないことによる、新たな課題が発生していることも事実です。この記事では、中小企業におけるリモートワークの課題と、効果的なリモートワークの管理方法について解説します。
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働き方の変革とリモートワークの重要性

政府はいま働き方改革の一環として、国を挙げてテレワークを推奨しています。テレワークが導入されることによって、さまざまな理由で通勤が困難な人も無理なく働けるようになり、通勤時間がなくなることでワークライフバランスが整います。また、場所にしばられない働き方ができるので、地域の活性化にもつながるでしょう。
このように、リモートワークの導入は、企業にとっても従業員にとっても、非常に重要な働き方改善の施策となっています。

リモートワークのメリット

リモートワークによって、企業や従業員にもたらされるメリットは、さまざまあります。たとえば下記のようなメリットが挙げられます。

コストの削減

リモートワークの導入によって通勤する従業員が減ると、オフィススペースを縮小したり、テナント料の安いオフィスに移転したりすることができます。それによってオフィスの賃料を削減し、従業員の通勤交通費や、消耗品費、電気代なども減らすことができます。

採用の拡大

リモートワークは通勤距離に縛られないため、より広い地域から人材を採用することができます。たとえば地方にオフィスを構えるIT企業が、都心に住むエンジニアを従業員として採用するなど、潤沢に人材を確保しつつ地方創生にも貢献している企業があります。
また、育児中や介護中の人、病気を持っている人など、これまで通勤が困難だった人も、リモートワークなら問題なく採用できます。

生産性の向上

通勤や移動にかかる時間が削減されることで、従業員は満員電車などのストレスもなくなり、労働生産性が向上します。今まで客先に訪問していた仕事の打ち合わせも、Web会議ツールを使って問題なく進行できるケースも多く、不要な時間を短縮して効率的に仕事ができるようになります。

ワークライフバランスの向上

リモートワークを導入することによって、これまで通勤に使っていた時間をプライベートの時間に使えるので、ワークライフバランスが向上します。
たとえば通勤に1時間かかっていた人は、毎日2時間分をプライベートのために使うことができます。朝夕の犬の散歩や、保育園の送り迎えも、無理なくできるでしょう。ランチを夫婦で一緒に食べるなど、家族とコミュニケーションをする時間も増え、仕事と私生活のバランスがとれるようになります。
【参考】厚生労働省「テレワークを活用してみませんか

中小企業でのリモートワーク導入の課題

企業や従業員にとって非常に大きなメリットのあるリモートワークですが、非対面で仕事をすることによるデメリットがないわけではありません。たとえば次のような課題が考えられます。

コミュニケーションの困難さ

リアルに会話をすることが減ることで、上司と部下のコミュニケーションや、従業員同士のコミュニケーションが不足しがちになります。
これまでは、会社に出社すれば隣のデスクには同僚がいて、すぐ近くに上司もいました。休憩時間に当たり前に交わしていた会話も、リモートワークになるとまったくなくなり、帰りがけに飲みに行くこともなくなります。これによってお互いを知る機会は激減し、信頼関係も構築しづらくなります。

IT環境の整備とセキュリティ

意外と大変なのが、従業員の自宅のIT環境を整備することです。従業員の住環境によっては、通信状況が悪かったり、働くスペースがないなど、IT環境を整えるのが難しいケースもあります。その場合はサテライトオフィスを設けるなど、何らかの対策を取らなければなりません。
また、従業員が社外で長時間パソコンを使うため、セキュリティ対策が従業員任せになることも課題となっています。

パフォーマンスの測定と管理の難しさ

リモートワークでは上司が従業員の働く様子を見ることができないため、これまでのような評価基準で従業員のパフォーマンスを測定することができません。オフィスに勤務する従業員と、在宅勤務の従業員の評価の品質にも、差が生まれる可能性があります。
また、従業員が本当に仕事をしているのか、サボってはいないだろうかといったことも、管理することが難しくなります。万が一従業員のパフォーマンスが落ちた場合でも、それを遠隔でコントロールすることは難しいでしょう。

社内文化や組織の適応

自社の文化を醸成することは、企業の成長にとって非常に重要です。しかし、リモートワークは物理的に社員同士が同じ職場にいないので、社内文化を育てることが難しいという問題があります。
トップが壮大なミッションを掲げても、従業員の中に共通の指針が育まれなければ、行動はバラバラになり成果が出しづらくなるでしょう。特に新入社員や中途入社したばかりの従業員は、会社の文化に馴染めずに悩む人が少なくありません。リモートワークによって一人で仕事をすることに慣れてしまい、組織に適応しづらくなる従業員もいます。

課題解決方法

では、リモートワークにおける企業の課題を解決するには、どのようにしたらよいのでしょうか。特にやっておきたい対策としては、次のようなことがあります。

定期的なオンラインミーティングの設定

会社全体や同じ部署内で定期的なオンラインミーティングを開くことで、従業員同士のコミュニケーションを深め、チームの一体感をもつことができます。
全社ミーティングは、有益な情報や業界の最新情報などを組織全体で共有し、企業文化を醸成する上で絶好の機会となります。少人数に分かれて話す機会を設ければ、他部署の人とも交流でき、逆にオンラインを逆手に取った密度の濃いコミュニケーションも図れるでしょう。
また、同じチーム内における定期的なオンラインミーティングや、上司と部下の1on1も、部署内の関係を円滑にするために重要です。オンラインによるコミュニケーションと、リアルでのコミュニケーションをミックスして、従業員同士の一体感を深めている企業もあります。

セキュアなリモートアクセスツールやVPNの導入

リモートワークは情報漏えいなど、さまざまな危険にさらされているので、普通以上にセキュリティを充実させる必要があります。
そのために、オフィスと同等のセキュリティレベルをもつリモートアクセスツールを、使うことをおすすめします。機密情報を取り扱う業務の場合は、「VPN」のようなハイセキュリティの通信回線を導入するのがベストです。

オンライン研修やリモートワークガイドラインの策定

従業員に向けてオンラインのセキュリティ研修を行うことで、リモートワークの際のセキュリティ意識を高めることができます。情報漏洩が起こると企業はもちろん、自分自身も責任を問われることを、しっかりと認識させることが大切です。
また、リモートワークに関するガイドラインを設け、許可されていないアプリケーションを使ってはいけないなど、社内のルールを徹底させましょう。

「ごきげんモニター」について

リモートワークの課題を解決するために、従業員の日々のパソコン操作を動画で記録できる、「ごきげんモニター」というクラウドサービスも利用できます。

【参考】「日々のPC操作をフル録画する」クラウドサービス

これは従業員の日々の業務中の操作画面を、そのまま記録するサービスで、マウスの操作やキーボード入力も動画で記録されます。録画された内容は、人と日時を指定してピンポイントで再生でき、その人がどんなアプリケーションを使用したのか、どんな資料を印刷したのか、何をインストールしたのかも把握できます。
これによって、いつ、誰が、どのパソコンで、どんな操作をしたのかを把握できるので、情報漏えいの抑止力となります。セキュリティ対策だけでなく、業務効率や生産性向上のサポートもでき、クラウドなので低コスト。パソコン1台から、気軽に導入できます。