フィールドサービス業界では、膨大な情報の管理や共有、報告書の作成や顧客対応など、効率化すべき課題がいまだ多く残っているケースが多いでしょう。フィールドサービスにDX化を取り入れ、受付からフィールド作業、報告管理までをシームレスにつなぐシステムを活用すれば、生産性の向上が期待できます。

フィールドサービスのDX化とはどのようなものなのか、そしてフィールドサービスのDX化におすすめの、GIGxITが提供する一元管理システムの活用法について、詳しく解説します。

フィールドサービスに必要なDX化とは？

パーソル総合研究所と中央大学が共同で調査した労働市場の推計によると、2030年には644万人の人手不足になると予測されています。また、今後フィールドサービス業界も、労働力不足によって人材の確保が困難になっていくと予想されます。

そこで、業務の見直しや効率化を行い、労働生産性を向上させるためには、DX化を検討することが効果的です。フィールドサービスのDX化について、具体的にみていきましょう。

【出典】「パーソル総合研究所・中央大学_労働市場の未来推計 2030」

スムーズな情報共有

問い合わせを受ける窓口担当者が、現場を担当する作業員のスケジュールや進捗状況をリアルタイムに把握できれば、修理や保守などの訪問予約を取ることがスムーズになります。また、過去のお問い合わせ履歴やFAQなどの膨大な情報を適切に管理・共有することで、作業効率やクオリティの向上が期待できるでしょう。現場の作業員にとっても、顧客情報や修理情報をいつでも、どこからでも共有し合うことができれば作業の効率化につながります。

ペーパーレス化でスピードアップ

フィールドサービス業界では、マニュアルや作業報告書の作成・閲覧などにおけるペーパーレス化が遅れているケースが多いでしょう。

また、顧客からのお問い合わせも、電話やメール、FAXなど多岐にわたるため、管理が煩雑になります。これらのペーパーレス化を進めることで受付者や作業員の余計な作業負荷が減り、業務のスピードアップが見込めるでしょう。

DXを取り入れて作業負担を軽減

現場の作業員は修理やメンテナンスをするだけでなく、作業現場の写真を撮影したり、報告書を作成して顧客にサインをもらうといった作業も発生します。これらの作業をDX化することで、作業員の負担が軽減され、作業効率を上げることが可能となります。またオフィス業務においても、顧客へのレポート作成作業などにDX化を取り入れることで、負担を減らしコア業務により注力することが可能になるでしょう。

GIGxITの「フィールドサービス管理システム」

ここまで、フィールドサービス業界において、DX化によって業務を効率化できるポイントをいくつか見てきました。これからの労働力不足が予測される中、DXを導入することは急務と言えます。

そこで、今まで様々なCRMシステムやクラウドサービスを提供してきた実績のあるGIGxITが開発した、フィールドサービス業界のDX化におすすめの管理システムを紹介しましょう。

身近にある様々なサービスにもGIGxITのICT

GIGxITの開発したシステムは、人々の生活の身近なところでも活躍しています。例えば、外食チェーンで使用されているPOSシステムや、消費税増税の際に駅の券売機のシステム変更にも携わっています。

さらに、コールセンター業務向けのCTI・CRMシステムを中心とした自社開発システムなども提供しています。

フィールドサービス管理システムについて

20年にわたる販売実績をベース基盤に開発された、GIGxITのフィールドサポート業務向け受付管理・保守員管理システム「デコールField Support」は、手配管理や保守員の業務を見える化することで、案件管理の情報共有と業務効率化をサポートするシステムです。

このシステムを導入することで、フィールドサポート業務における様々な悩みを、一気に解決に導くことができます。

システム導入で重要なもの

「デコールField Support」は問合せ受付・フィールド作業・進捗管理・報告対応をワンストップで運用し、受付者・作業員・管理者・営業など関係者の間によって情報を共有できることで、業務効率化を支援するクラウドサービスです。また、顧客・問合せ管理といったCRM機能も内包しているうえ、電話連携やメール連携、FAXのペーパーレス対応も可能です。

受付管理システム（CRM）

デコールField Supportの問い合わせ管理システムは、マルチチャネルで顧客からの電話やメール、ファックスを一元管理できます。また保守員の作業スケジュールを管理し手配することができ、顧客情報や修理情報を保守員と適切に共有することが可能です。作業中も、保守員の進捗状況をリアルタイムに把握することができます。

保守員のスマートフォンから作業完了報告を受けた後は、報告レポートを作成し顧客に送信するまでをスムーズに対応することが可能です。

フィールド管理アプリ

スマートフォン端末を使用するフィールド作業員専用アプリケーションでは、受付者から連絡を受け、アサインされた顧客情報や修理情報をいつでも参照できます。進捗状況のステータス更新も簡単で、作業開始前と作業後の報告用写真の撮影、作業完了サインをスマートフォンで登録することが可能です。出来上がった報告書はボタンひとつで受付者に送信できます。

DXの導入で働き方も変わる

フィールドサービスに特化した管理システムを導入しDX化を進めることで、様々な場面でスムーズな運用管理を妨げる原因となってきた悩みを解決させることができます。

その結果、今まで煩雑な作業に取られていた時間を削減し、より生産性の高い業務に集中することが可能になるでしょう。

膨大な情報を一元管理できる

受付者、管理者、保守員の間で顧客情報や案件情報を共有し、誰がいつどのような対応をしたのかを確認することができます。また、情報を一元管理できるため対応漏れのリスクが減り、ペーパーレス化を進めることも可能になるでしょう。

DX化で処理スピードがアップ

受付者や管理者が、保守員の作業進捗状況をリアルタイムに把握できるため、ディスパッチ作業がスムーズになるでしょう。また報告書の作成なども容易になり作業負担が減る分、コア業務により注力することができます。

現場作業員の業務効率化を実現

作業員にとって、スケジュール管理や顧客情報の共有、作業後の報告書の作成などに手間と時間がかかってしまうと、肝心の修理作業やメンテナンスにかける時間が減ってしまいます。DXを導入し、スマートフォンひとつで様々な作業を簡単に行うことが可能になることで、作業員の業務効率を向上させることにつながるでしょう。

フィールドサービスのDXには管理システムの導入がおすすめ

フィールドサービス業界では、問い合わせを受ける受付者と現場に出ている作業員とのリアルタイムでの情報共有や、情報管理の一元化によって、業務の効率化が実現できます。

また、ペーパーレスなどのIT化といった、様々な場面でのDX効果が期待できる業界です。

フィールドサービス業界向けにパッケージされた管理システムを導入すれば、作業における余計な負担が減る分、よりコア業務に人的コストをかけることができるでしょう。フィールドサービスのDX化を目指すなら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。